Guide
des métiers

Secrétaire médical(e)

Accueillir et renseigner les patients, planifier les activités (agenda des consultations, admissions, convocations, etc.)
Gérer, saisir et classer les informations relatives au dossier patient.

Référentiel

  • Accueil physique et téléphonique des patients, des familles
  • Conception et rédaction de documents relatifs à son domaine d'activité
  • Gestion et coordination médico-administrative (gestion des agendas, organisation de réunions, visites, conférences et événements...)
  • Gestion, traitement et coordination des programmations liées à la prise en charge médicale (consultation, hospitalisation, chirurgie, examens...)
  • Identification et recensement des besoins et attentes des patients et des familles
  • Prise de notes, frappe et mise en forme des documents
  • Saisie des données liées à l'activité médicale (codage)
  • Tenue à jour du dossier patient
  • Traitement des courriers, dossiers, documents dans son domaine (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage)
  • Vérification des informations administratives concernant le patient dans le cadre de l'identitovigilance
  • Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics
  • Définir/adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire
  • Elaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, des visites
  • Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel
  • Identifier/analyser des erreurs de gestion (codage, facturation, etc.), en rechercher les causes , définir les moyens d'y pallier
  • Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d'activité
  • Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures
  • Rédiger et mettre en forme des notes, documents et /ou rapports, relatifs à son domaine de compétence
  • S'exprimer avec professionnalisme auprès d'une ou plusieurs personnes en face à face ou par téléphone
  • Traiter et résoudre des situations agressives ou conflictuelles
  • Travailler en équipe pluridisciplinaire/en réseau
  • Utiliser les outils bureautiques et les logiciels métiers
  • Bureautique (35066)
  • Codage des actes (43426)
  • Communication (35013)
  • Droit des usagers du système de santé (43415)
  • Organisation et fonctionnement interne de l'établissement (43426)
  • Réglementation des archives (13218)
  • Secrétariat (35054)
  • Vocabulaire médical (43426)

Formation

Bac Technologique Sciences et Technologies de la Santé et du Social (ST2S, ex SMS) (35015+34354)

Niveau de qualification

Niveau 4 (Bac)

Certificateur

Ministère de l'Education Nationale

Valideur

Dispositif Académique de Validation des Acquis (DAVA)

Textes de références

Informations complémentaires

Educsol Série ST2S

Voie d'accès au diplôme

Formation initiale

En contrat d'apprentissage

Modalités d'admission

Pour être admis en bac ST2S, il est préférable d'avoir suivi en seconde un enseignement de détermination en sciences médico-sociales ou en biologie de laboratoire et paramédicale.

VAE (Validation des Acquis de l'Experience)

Valipro Secrétaire médicale

Durée

2 ans en lycée (classes de première et terminale)

Contenu

Sciences sanitaires et sociales
Communication en santé et action sociale
Biologie humaine
Physiopathologie et terminologie médicale
Sciences physiques
Mathématiques
Français
Philosophie
Langue vivante 1
Histoire géographie
Economie
EPS
Modules de français
Options obligatoires :

  • préparation des concours des secteurs sanitaire et social
  • bureautique

BTS Assistant de manager (35047)

Niveau de qualification

Niveau 5 (Bac + 2, BTS, DUT)

Certificateur

Ministère de l'éducation nationale, de la jeunesse et de la vie associative

Valideur

Dispositif académique de validation des acquis (DAVA)

Textes de références

Voie d'accès au diplôme

Formation initiale et formation continue

Modalités d'admission

Etre titulaire de bacs STG et professionnels, L et ES.

Jury

Le jury est présidé par un enseignant-chercheur ou un inspecteur pédagogique régional de la spécialité. Il est composé à parts égales d’enseignants et de membres de la profession intéressée par le diplôme.

VAE (Validation des Acquis de l'Experience)

Fiche Valipro : secrétaire de direction

Fiche RNCP

Enseignement général et enseignements à finalité professionnelle
Modules :
  • UE 1. Culture générale et expression
  • UE 2. Expression et culture en langues vivantes étrangères
  • UE 2.1 Langue A
  • UE 2.2 Langue B
  • UE 3. Économie, droit et management de l'entreprise
  • UE 3.1. Economie et droit
  • UE 3.2. Management de l'entreprise
  • UE 4. Communication professionnelle en français et langue étrangère
  • UE 5. Diagnostic opérationnel et proposition de solutions
  • UE 6. Action professionnelle
  • Ufac 1. Langue vivante étrangère C
  • Ufac 2. Module de spécialisation

Obtention du diplôme

Critères d'évaluation et notation définis par épreuves.

Formation d’adaptation à l’emploi des assistants médico-administratifs (AMA branche secrétariat médical)

Niveau de qualification

Niveau 4 (Bac)

Certificateur

Ministère charge de la santé

Valideur

Organisme de fomation

Textes de références

Informations complémentaires

La FAE des membres du corps des assistants médico-administratifs de la branche secrétariat médical doit être achevée à l'issue de l'année qui suit la nomination, le détachement ou l'intégration directe dans le corps.

Modalités d'admission

 Etre agent nommé dans le corps des assistants médico-administratifs "branche secrétariat médical" à la suite d'un recrutement par concours ou sur liste d'aptitude, ou par détachement ou ayant bénéficié d'une intégration directe dans le corps.

Durée :
20 j ou140 h dont 2 j ou 14 h en option

Module 1 : le cadre d’exercice en établissement de santé ou établissement social ou médico-social relevant de la FPH (6 j ou 42 h)

Module 2 : les spécificités du secrétariat médical en hôpital (7 j ou 49 h et 2 j ou 14 h en option)

Le sous-module n° 7 du module 2 d'une durée de 2 j est optionnel. L'agent peut demander à être exempté de ce sous-module en fonction de sa formation initiale et de son parcours professionnel, et après accord du directeur de l'établissement.

Module 3 : stage dans un secrétariat autre que celui d’affectation (5 j ou 35 h).

Statut et accès

Corps des assistants médico-administratifs

Catégorie B
Grades
  • Assistant médico-administratif de classe normale (13 échelons)
  • Assistant médico-administratif de classe supérieure (13 échelons)
  • Assistant médico-administratif de classe exceptionnelle (11 échelons)
Concours externe sur titres

Branches "Secrétariat médical" et "Assistance de régulation médicale"

Ouvert par l'autorité investie du pouvoir de nomination au niveau de chaque établissement ou commun à plusieurs établissements, comprenant une épreuve d'admissibilité sur titres et un entretien avec un jury.

Avis affiché dans les locaux de l'établissement, de l'ARS et de la préfecture de département, et publié sur le site Internet des ARS.

Conditions
  • Etre titulaire d'un baccalauréat ou d'un titre ou diplôme au moins de niveau IV ou équivalent, sans conditions d'ancienneté.

Quota : au moins 40 % du nombre total des places offertes aux deux concours (externe et interne). 

Concours interne sur épreuves 

Branches "Secrétariat médical" et "Assistance de régulation médicale"

Ouvert par l'autorité investie du pouvoir de nomination au niveau de chaque établissement ou commun à plusieurs établissements.

Avis affiché dans les locaux de l'établissement, de l'ARS et de la préfecture de département, et publié sur le site Internet des ARS.

Conditions
  • Etre agent titulaire ou contractuel des fonctions publiques hospitalière, d'Etat, ou territoriale ou être militaire ou agent en fonction dans une organisation internationale intergouvernementale.
  • Justifier d'au moins 4 ans de services publics.

Quota : au moins 40 % du nombre total des places offertes aux deux concours (externe et interne). 

Inscription sur liste d'aptitude

Liste établie après avis de la commission administrative paritaire du corps d'accueil.

Avis affiché dans les locaux de l'établissement, de l'ARS et de la préfecture de département, et publié sur le site Internet des ARS.

Conditions
  • Etre adjoint administratif hospitalier ou permanencier auxiliaire de régulation médicale.
  • Compter au moins 9 ans de services publics.

Quota : 1/3 des titularisations et des détachements. 

Inscription sur liste d'aptitude par voie d'examen professionnel

Liste établie dans chaque établissement après sélection par voie d'examen professionnel et avis de la commission administrative paritaire du corps d'accueil.

Avis affiché dans les locaux de l'établissement, de l'ARS et de la préfecture de département, et publié sur le site Internet des ARS.

Conditions 
  • Etre adjoint administratif hospitalier ou permanencier auxiliaire de régulation médicale.
  • Compter au moins 7 ans de services publics.

Quota : 1/3 des titularisations et des détachements. 

Détachement ou intégration directe

Possibilité d'intégration dans le corps de détachement après 1 an de fonctions et avis de la commission administrative paritaire compétente.

Condition
  • Etre fonctionnaire dans un corps ou cadre d’emplois de catégorie B.
EXAMEN PROFESSIONNALISé RÉSERVÉ SUR ÉPREUVES (JUSQU'AU 13.03.2018)

Examen comportant une épreuve unique d’admissibilité et une épreuve orale d’admission fondée sur la reconnaissance des acquis de l’expérience professionnelle des candidats.

CONDITIONS
  • Remplir les conditions d'ancienneté fixées dans le décret n° 2013-121 du 6 février 2013.
Au grade d'assistant médico-administratif de classe supérieure

Au choix par inscription au tableau annuel d’avancement établi après avis de la commission administrative paritaire par appréciation de la valeur professionnelle et des acquis de l'expérience professionnelle des agents.

Conditions
  • Compter au moins 1 an d'ancienneté dans le 6è échelon du grade d'assistant médico-administratif de classe normale et 5 ans de services effectifs dans un corps de catégorie B.

Au choix par inscription au tableau annuel d’avancement établi après avis de la commission administrative paritaire après sélection par voie d'examen professionnel.

Conditions
  • Compter au moins 1 an d’ancienneté dans le 4ème échelon du grade grade d'assistant médico-administratif de classe normale et 3 ans de services effectifs dans un corps de catégorie B.

Quota : 1/3 du nombre total des promotions 

Exercice du métier

Prerequis
  • Connaissance de la bureautique
  • Connaissance de l'environnement médical
Relations professionnelles
  • Equipe médicale et soignante pour l'organisation du circuit des patients
  • Bureau des entrées pour la mise en cohérence des données administratives relatives aux patients
  • Services médico-techniques de l'établissement pour la réalisation d'examens complémentaires
Conditions
  • Travail les fins de semaine et jours fériés
© ANFH - 265 rue de Charenton 75012 Paris - Tél. : 01 44 75 68 00
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