Guide
des métiers

Encadrant(e) documentaliste

Planifier, organiser et piloter la mise en oeuvre de la politique de documentation, en animant une équipe de professionnels et en veillant à l'efficacité et à la qualité des prestations fournies.

Référentiel

  • Définition et mise en oeuvre de la politique documentaire de l'établissement ou institut de formation paramédicale
  • Élaboration d'un budget, d'une politique d'acquisition en conformité avec la politique budgétaire de l'établissement (dans le respect du Code des marchés publics) et définition des moyens
  • Elaboration d'un plan de communication pour faire connaitre les ressources et services en partenariat avec le service communication de l'établissement
  • Encadrement de l'équipe des documentalistes et personnels du service de documentation
  • Evaluation de l'activité sur la base d'indicateurs et reporting auprès de la direction de l'établissement
  • Formation des utilisateurs (soignants, médecins, administratifs, ingénieurs, techniciens, étudiants paramédicaux, formateurs et enseignants,...)
  • Gestion des documents (mise à disposition, échanges, classement,...)
  • Organisation d'une veille adaptée au contexte de l'établissement et aux professionnels concernés, afin de leur apporter : une actualisation des connaissances, une anticipation sur les évolutions et une aide à la décision
  • Le processus de veille intègre les étapes suivantes : ciblage, récolte, analyse des données recueillies et diffusion des résultats
  • Organisation de partenariats, benchmarking documentaire, animation de réseaux, de groupes de travail
  • Réalisation de produits et services documentaires (revues de presse, dossiers, bibliographies, sitographies,...)
  • Recherche de sources documentaires externes
  • Suivi des acquisitions (ouvrages, abonnements et autres supports documentaires) sous format papier, électronique, visuel,...
  • Analyser, traduire et formuler les besoins documentaires des utilisateurs
  • Animer et encadrer une ou plusieurs équipes, développer les compétences de ses collaborateurs et les évaluer
  • Concevoir, organiser et animer des formations utilisateurs
  • Évaluer la pertinence et la véracité des données et/ou informations
  • Négocier les contrats avec les prestataires/fournisseurs
  • Optimiser les ressources budgétaires
  • Organiser la recherche d'information, son recueil, son analyse, sa diffusion, son classement et sa mise à jour (veille)
  • Travailler en équipe pluridisciplinaire/en réseau
  • Utiliser les différentes étapes de la chaîne documentaire (collecte, bulletinage, catalogage, indexation, saisie, classement, diffusion, élaboration d'un thésaurus, liste de mots-clés,...)
  • Gestion comptable et administrative
  • Droit de la propriété intellectuelle
  • Management
  • Organisation et fonctionnement interne de l'établissement
  • Techniques documentaires
  • TIC et fonction documentaire

Formation

Niveaux 5, 6 ou 7
Gestion de l’information et du document, métiers des bibliothèques et de la documentation.
Une double compétence peut être nécessaire en biologie, pharmacie, chimie.

Statut et accès

Contractuel de catégorie A
Attaché d’administration hospitalière ou ingénieur hospitalier

Corps des attachés d'administration hospitalière

Catégorie A
Grades
  • Attaché d'administration hospitalière (11 échelons)
  • Attaché d'administration hospitalière principal (10 échelons)
  • Attaché d'administration hospitalière hors classe (6 échelons + 1 échelon spécial)
Concours externe sur épreuves

Organisé au niveau national (arrêté publié au Journal Officiel)

Conditions
  • Etre titulaire d’une licence ou d’un autre titre ou diplôme classé au moins au niveau 6 (licence), ou d’une qualification reconnue équivalente dans les conditions fixées par le décret n° 2007-196 du 13 février 2007

Quota : le nombre de places offertes au concours externe ne peut être inférieur à 33% ni supérieur à 62% du nombre total des places offertes à l'ensemble des 3 concours.

Après l'admission au concours, les stagiaires (statut = élèves attachés) suivent un cycle de formation d’une durée totale de 12 mois (enseignement théorique+stages pratiques) organisé par l’EHESP qui fait l'objet d'une évaluation par un jury.

Ceux dont le cycle est validé sont inscrits sur une liste d'aptitude établie par arrêté du ministre chargé de la santé.

Leur titularisation est effective quand ils nommés dans un établissement, par décision de son chef.

Concours interne sur épreuves

Organisé au niveau national (arrêté publié au Journal Officiel)

Conditions
  • Etre fonctionnaire ou agent non titulaire des fonctions publiques d’Etat, territoriale ou hospitalière, ou de leurs établissements publics à caractère administratif, ou être militaire ou magistrat, ou être en fonction dans une organisation internationale intergouvernementale
  • Compter au moins 3 ans de services publics effectifs

​ Quota : le nombre de places offertes au concours interne ne peut être inférieur à 33% ni supérieur à 62% du nombre total des places offertes à l'ensemble des 3 concours.

Après l'admission au concours, les stagiaires (statut = élèves attachés) suivent un cycle de formation d’une durée totale de 12 mois (enseignement théorique+stages pratiques) organisé par l’EHESP qui fait l'objet d'une évaluation par un jury.

Ceux dont le cycle est validé sont inscrits sur une liste d'aptitude établie par arrêté du ministre chargé de la santé.

Leur titularisation est effective quand ils nommés dans un établissement, par décision de son chef.

Avant de se présenter au concours interne, les fonctionnaires et agents peuvent être admis à un cycle préparatoire de 6 mois organisé par l'EHESP.

3ème Concours sur épreuves

Organisé au niveau national (arrêté publié au Journal Officiel)

Conditions
  • Justifier d'au moins 5 ans d'exercice d'un ou plusieurs des mandats ou activités de membre d'une assemblée élue d'une collectivité territoriale ou d'une ou de plusieurs activités en qualité de responsable, y compris bénévole, d'une association

Quota : le nombre de places offertes à ce concours ne peut être inférieur à 5% ni supérieur à 15% du nombre total des places offertes à l'ensemble des 3 concours.

Inscription sur une liste d’aptitude

Liste établie dans chaque établissement par appréciation de la valeur professionnelle et des acquis de l'expérience professionnelle

Conditions
  • Etre adjoint(e) des cadres hospitaliers ou assistant(e) médico-administratif(ive)
  • Compter plus de 5 ans de services publics effectifs accomplis dans l’un ou l’autre de ces corps en position d’activité ou de détachement (en qualité de titulaire ou stagiaire).

Quota : recrutement limité au 1/3 du nombre des titularisations et des détachements

Après l'admission au concours, les candidats sont nommés stagiaires pour une durée d'un an pendant laquelle ils suivent une formation d'adaptation à l'emploi (FAE) de 12 semaines (enseignement théorique+stages pratiques) organisée par l’EHESP.

Leur titularisation est validée par un jury de cette formation.

Détachement ou intégration directe

Possibilité d'intégration dans le corps de détachement à tout moment sur demande

Conditions
  • Etre fonctionnaire dans un corps ou cadre d’emplois de catégorie A ou d’un niveau équivalent, apprécié au regard des conditions de recrutement ou de la nature des missions
  • Suivre une formation d’adaptation à l’emploi (FAE) organisée par l’EHESP au cours des deux premières années de détachement ou de l'intégration directe
AU GRADE D’ATTACHÉ D’ADMINISTRATION HOSPITALIÈRE PRINCIPAL

Inscription au tableau annuel d’avancement établi par appréciation de la valeur professionnelle et des acquis de l'expérience professionnelle

CONDITIONS
  • Justifier d'au moins 7 ans de services effectifs dans un corps, cadre d’emploi ou emploi de catégorie A ou de même niveau
  • Avoir atteint le 8ème échelon du grade d’attaché d'administration hospitalière

OU

Inscription au tableau annuel d’avancement après examen professionnel organisé au niveau départemental

CONDITIONS
  • Justifier d'au moins 3 ans de services effectifs dans un corps, cadre d’emploi ou emploi de catégorie A ou de même niveau
  • Avoir atteint le 5ème échelon du grade d’attaché d'administration hospitalière
 
AU GRADE D’ATTACHÉ hors classe

Inscription au choix au tableau annuel d’avancement

Conditions
  • Justifier :
    • soit de 6 ans de détachement dans un ou plusieurs emplois avec un indice brut d'au moins 985, conduisant à pension de la Caisse nationale des agents des collectivités locales ou du code des pensions civiles et militaires de retraite
    • soit de 8 ans de détachement dans un ou plusieurs emplois avec un indice brut d'au moins 966, conduisant à pension de la Caisse nationale des agents des collectivités locales ou du code des pensions civiles et militaires de retraite
    • soit de 8 ans d'exercice dans un corps de catégorie A (détachement compris), de fonctions de direction, d'encadrement, de conduite de projet ou d'expertise, correspondant à un niveau de responsabilité défini par arrêté conjoint des ministres chargés de la santé et de la fonction publique
  • Avoir atteint le 5ème échelon du grade d’attaché d'administration hospitalière principal

OU

Inscription au choix au tableau annuel d’avancement

Conditions
  • Avoir atteint le 10ème échelon d'attaché d'administration hospitalière principal
  • Avoir fait preuve d'une valeur professionnelle exceptionnelle
  • Avoir obtenu 4 nominations par inscription au choix au tableau annuel d’avancement

 

Au grade de directeur d'hôpital de classe normale

Tour extérieur, après inscription sur liste d’aptitude arrêtée par le directeur général du Centre national de gestion (CNG)

CONDITIONS
  • Compter au moins 8 ans de services effectifs comme fonctionnaire hospitalier de catégorie A
  • Avoir atteint un grade dont l’indice terminal est au moins égal à l’indice brut 852

Quota : 9 % au plus des effectifs des élèves directeurs titularisés après la formation à l'EHESP

 

AU GRADE DE DIRECTEUR D’ÉTABLISSEMENTS SANITAIRES SOCIAUX ET MÉDICO-SOCIAUX DE CLASSE NORMALE

Tour extérieur, après inscription sur liste d’aptitude arrêtée par le directeur général du Centre national de gestion (CNG)

CONDITIONS
  • Compter au moins 8 ans de services effectifs comme fonctionnaire hospitalier de catégorie A
  • Avoir atteint un grade dont l’indice terminal est au moins égal à l’indice brut 780

Quota : 9 % au plus des effectifs des élèves directeurs titularisés après la formation à l'EHESP

Exercice du métier

Prérequis
  • Maîtrise du traitement de l'information et de la documentation
  • Maîtrise des nouvelles technologies de l'information, adaptées aux besoins de l'utilisateur
Relations professionnelles
  • Associations et réseaux professionnels (ADBS ; Association des Professionnels de l'Information et de la Documentation, RNDH : Réseau National des Documentalistes Hospitaliers, ...) pour des échanges d'information sur la documentation, des échanges professionnels, de coopération, de formation,...
  • Institutions culturelles et d'enseignement pour la recherche d'informations documentaires et la coopération d'enseignement (Université Médecine, Droit, Sciences Humaines)
  • Partenaires extérieurs (éditeurs, consortia, groupement d'achats hospitaliers, agences d'abonnements,...)

Mobilité

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