Guide
des métiers

Secrétaire

Organiser pour un responsable hiérarchique et/ou pour une équipe la réception, le traitement et la circulation de l'information, des documents et des communications téléphoniques liées au service ou suivi des dossiers.
Organiser la gestion logistique (déplacements professionnels, organisation de réunions,...).

Référentiel

  • Accueil des personnes (patients, usagers, familles, etc.)
  • Gestion des stocks de produits, de matériels, dans son domaine (saisie, suivi, contrôle, relance commandes)
  • Organisation de réunions, visites, conférences, événements, commissions spécialisées
  • Prise de notes, frappe et mise en forme des documents
  • Prise de rendez-vous/gestion des agendas
  • Réception et traitement des appels téléphoniques et/ou des messages électroniques
  • Reproduction et diffusion de documents, de dossiers
  • Traitement des courriers, dossiers, documents dans son domaine (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage)
  • Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics
  • Définir/adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire
  • Élaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, de visites
  • Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel
  • Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures
  • Rédiger et mettre en forme des notes, documents et/ou rapports, relatifs à son domaine de compétence
  • S'exprimer en face-à-face auprès d'une ou plusieurs personnes
  • Travailler en équipe/en réseau
  • Utiliser les outils bureautique/TIC
  • Accueil téléphonique (35050)
  • Bureautique (35066)
  • Classement et archivage (46385)
  • Communication/relations interpersonnelles (15034)
  • Droit hospitalier (43415)
  • Organisation et fonctionnement interne de l'établissement (43426)
  • Secrétariat (35054)

Formations / VAE

Bac pro secrétariat (35054)

Niveau d'étude

Niveau IV (Bac)

Certificateur

Ministère de l'éducation nationale, de la jeunesse et de la vie associative

Validateur

Dispositif académique de validation des acquis (DAVA)

Informations complémentaires

Dernière session en 2014. Remplacer à compter de 2015 par le bac pro spécialité « gestion-administration »

Voie d'accès au diplôme

Formation initiale et formation continue

Modalités d'admission

L'accès en première année du cycle d'études conduisant au baccalauréat professionnel, spécialité Secrétariat, est ouvert :
a) En priorité, aux élèves titulaires d'un brevet d'études professionnelles du secteur tertiaire administratif ;
b) Sur décision du recteur après avis de l'équipe pédagogique, peuvent également être admis les élèves :
- titulaires d'un B.E.P. ou d'un C.A.P. autres que ceux visés au a ci-dessus ;
- ayant accompli au moins la scolarité complète d'une classe de première ;
- titulaires d'un diplôme ou titre homologué classés au niveau V ;
- ayant interrompu leurs études et souhaitant reprendre leur formation s'ils justifient de deux années d'activité professionnelle ;
- ayant accompli une formation à l'étranger.
 

Jury

Le jury est composé : de professeurs appartenant à l'enseignement public et, sauf impossibilité d’au moins un professeur appartenant à l'enseignement privé sous contrat ou exerçant en centre de formation d’apprentis ou en section d’apprentissage ;
pour un tiers au moins d’employeurs et de salariés membres de la profession intéressée par le diplôme.
 

VAE (Validation des Acquis de l'Experience)

Valipro : secrétaire de direction

Fiche RNCP

Enseignements professionnels  :

Communication : généralités, accueil et relation avec les interlocuteurs internes et externes, stratégie de communication de l'entreprise.
Communication écrite interne et externe : préparation des courriers et des comptes rendus, langage professionnel, prise de notes, production de documents sur un logiciel de traitement de texte ou de PAO .
Technologies de communication de l'information : Internet, téléphonie et services associés, réseaux locaux, messagerie électronique, téléréunions, etc.
Gestion documentaire : classement, indexation, exploitation et mise à jour.
Gestion des matériels bureautiques et des ressources logicielles : traitement de texte, tableur, base de données relationnelle.
Gestion des dossiers clients et fournisseurs : analyse des achats et des ventes, documents commerciaux, règlements, valorisation des stocks, logiciel de gestion commerciale.
Gestion des dossiers du personnel : participation au recrutement, au suivi administratif du personnel, à la paie.
Comptabilité : pratique comptable, obligations des entreprises relatives à la tenue des comptes, logiciels de comptabilité.
Opérations courantes de comptabilité : créances, charges et dettes d'exploitation, immobilisations et amortissements, opérations de trésorerie (encaissements, décaissements, contrôle des mouvements de trésorerie).
Activités fiscales et sociales : TVA, gestion de la paie.
Économie et droit du travail, droit commercial et contrats.
 

Obtention du diplôme

Critères d'évaluation et notation définis par épreuves.

BTS Assistant de manager (35047)

Niveau d'étude

Niveau III (Bac + 2)

Certificateur

Ministère de l'éducation nationale, de la jeunesse et de la vie associative

Validateur

Dispositif académique de validation des acquis (DAVA)

Textes de références

Voie d'accès au diplôme

Formation initiale et formation continue

Modalités d'admission

Etre titulaire de bacs STG et professionnels, L et ES.

Jury

Le jury est présidé par un enseignant-chercheur ou un inspecteur pédagogique régional de la spécialité. Il est composé à parts égales d’enseignants et de membres de la profession intéressée par le diplôme.

VAE (Validation des Acquis de l'Experience)

Fiche Valipro : secrétaire de direction

Fiche RNCP

Enseignement général et enseignements à finalité professionnelle
Modules :
  • UE 1. Culture générale et expression
  • UE 2. Expression et culture en langues vivantes étrangères
  • UE 2.1 Langue A
  • UE 2.2 Langue B
  • UE 3. Économie, droit et management de l'entreprise
  • UE 3.1. Economie et droit
  • UE 3.2. Management de l'entreprise
  • UE 4. Communication professionnelle en français et langue étrangère
  • UE 5. Diagnostic opérationnel et proposition de solutions
  • UE 6. Action professionnelle
  • Ufac 1. Langue vivante étrangère C
  • Ufac 2. Module de spécialisation

Obtention du diplôme

Critères d'évaluation et notation définis par épreuves.

Statut et accès

Corps des adjoints administratifs

Catégorie C
Grades
  • Adjoint administratif hospitalier de 2ème classe (11 échelons)
  • Adjoint administratif hospitalier de 1ère classe (12 échelons)
  • Adjoint administratif hospitalier principal de 2ème classe (12 échelons)
  • Adjoint administratif hospitalier principal de 1ère classe (9 échelons)
Inscription sur liste d'aptitude

Etablie dans chaque établissement par l’autorité investie du pouvoir de nomination et après sélection des candidats par une commission d’au minimum trois membres, dont un au moins est extérieur à l’établissement.

(Avis de recrutement affiché 2 mois au moins avant la date de dépôt des candidatures dans l’établissement, ainsi qu’à la préfecture et dans les sous-préfectures, et dans les agences locales du Pôle emploi du département)

Conditions
  • Aucune condition de titres ou de diplômes.
  • Etre sélectionné par la commission après examen du dossier de candidature (lettre de candidature et CV) et audition publique.
Détachement ou intégration directe

Intégration dans le corps de détachement après 1 an à la demande de l’intéressé et avis de la commission administrative paritaire compétente.

Conditions
  • Etre fonctionnaire dans un corps ou cadre d’emploi de la même catégorie et de niveau comparable, apprécié au regard des conditions de recrutement ou de la nature des fonctions.

Exercice du métier

Personnel de l'établissement pour l'accueil et la transmission d'informationsAutorités déconcentrées pour l'accueil, la transmission de données et la demande d'informationsUsagers et fournisseurs pour transmission d'information
Structures
  • Etablissement de soins (cliniques, hôpitaux)
  • Association
  • Cabinet juridique
  • Collectivité territoriale
  • Entreprise
  • Entreprise publique/établissement public
  • Etablissement scolaire
  • Société de services
  • Secrétaire polyvalente
  • Secrétaire bureautique
  • Assistante de direction

Mobilité

Au grade d’adjoint administratif de 1ère classe

Inscription au tableau annuel d’avancement établi après avis de la commission administrative paritaire par appréciation de la valeur professionnelle et des acquis de l'expérience professionnelle des agents.

Conditions
  • Etre adjoint administratif de 2ème classe ayant atteint le 5è échelon. 
  • Compter au moins 5 ans de services effectifs dans le grade.

OU

Inscription au tableau annuel d’avancement établi après avis de la commission administrative paritaire et examen professionnel.

Conditions
  • Etre adjoint administratif de 2ème classe ayant atteint le 4ème échelon.
  • Compter au moins 3 ans de services effectifs dans le grade.
Au grade d'assistant médico-administratif de classe normale

Inscription sur une liste d’aptitude établie dans chaque établissement après avis de la commission administrative paritaire du corps d'accueil.
 

Conditions
  • Etre adjoint administratif hospitalier.
  • Compter 9 ans de services effectifs dans ce corps.

Quota : recrutement limité au 1/3 du nombre des titularisations
 

Au grade d'adjoint des cadres de classe normale

Inscription sur une liste d'aptitude établie dans chaque établissement après avis de la commission administrative paritaire du corps d'accueil.

Conditions
  • Etre adjoint administratif hospitalier.
  • Compter 9 ans de services publics.

Quota : recrutement limité au 1/3 du nombre des titularisations