Secrétaire
Organiser la gestion logistique (déplacements professionnels, organisation de réunions,...).
Référentiel
- Accueil des personnes (patients, usagers, familles,...)
- Gestion des stocks de produits, de matériels, dans son domaine (saisie, suivi, contrôle, relance commandes)
- Organisation de réunions, visites, conférences, événements, commissions spécialisées
- Prise de notes, frappe et mise en forme des documents
- Prise de rendez-vous/gestion des agendas
- Réception et traitement des appels téléphoniques et/ou des messages électroniques
- Reproduction et diffusion de documents, de dossiers
- Traitement des courriers, dossiers, documents dans son domaine (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage)
- Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics
- Définir/adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire
- Élaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, de visites
- Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel
- Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures
- Rédiger et mettre en forme des notes, documents et/ou rapports, relatifs à son domaine de compétence
- S'exprimer en face-à-face auprès d'une ou plusieurs personnes
- Travailler en équipe/en réseau
- Utiliser les outils bureautique/Technologie d'Information et de Communication (TIC)
- Accueil téléphonique (35050)
- Bureautique (35066)
- Classement et archivage (46385)
- Communication/relations interpersonnelles (15034)
- Droit hospitalier (43415)
- Organisation et fonctionnement interne de l'établissement (43426)
- Secrétariat (35054)
Formation
BTS Assistant de manager (35047)
Niveau de qualification
Niveau 5 (Bac + 2, BTS, DUT)Certificateur
Ministère de l'éducation nationale, de la jeunesse et de la vie associativeValideur
Dispositif académique de validation des acquis (DAVA)Textes de références
Voie d'accès au diplôme
Formation initiale et formation continue
Modalités d'admission
Etre titulaire de bacs STG et professionnels, L et ES.
Jury
Le jury est présidé par un enseignant-chercheur ou un inspecteur pédagogique régional de la spécialité. Il est composé à parts égales d’enseignants et de membres de la profession intéressée par le diplôme.
- Enseignement général et enseignements à finalité professionnelle
- Modules :
- UE 1. Culture générale et expression
- UE 2. Expression et culture en langues vivantes étrangères
- UE 2.1 Langue A
- UE 2.2 Langue B
- UE 3. Économie, droit et management de l'entreprise
- UE 3.1. Economie et droit
- UE 3.2. Management de l'entreprise
- UE 4. Communication professionnelle en français et langue étrangère
- UE 5. Diagnostic opérationnel et proposition de solutions
- UE 6. Action professionnelle
- Ufac 1. Langue vivante étrangère C
- Ufac 2. Module de spécialisation
Obtention du diplôme
Critères d'évaluation et notation définis par épreuves.
Bac pro secrétariat (35054)
Niveau de qualification
Niveau 4 (Bac)Certificateur
Ministère de l'éducation nationale, de la jeunesse et de la vie associativeValideur
Dispositif académique de validation des acquis (DAVA)Textes de références
Informations complémentaires
Dernière session en 2014. Remplacer à compter de 2015 par le bac pro spécialité « gestion-administration »
Voie d'accès au diplôme
Formation initiale et formation continue
Modalités d'admission
L'accès en première année du cycle d'études conduisant au baccalauréat professionnel, spécialité Secrétariat, est ouvert :
a) En priorité, aux élèves titulaires d'un brevet d'études professionnelles du secteur tertiaire administratif ;
b) Sur décision du recteur après avis de l'équipe pédagogique, peuvent également être admis les élèves :
- titulaires d'un B.E.P. ou d'un C.A.P. autres que ceux visés au a ci-dessus ;
- ayant accompli au moins la scolarité complète d'une classe de première ;
- titulaires d'un diplôme ou titre homologué classés au niveau V ;
- ayant interrompu leurs études et souhaitant reprendre leur formation s'ils justifient de deux années d'activité professionnelle ;
- ayant accompli une formation à l'étranger.
Jury
Le jury est composé : de professeurs appartenant à l'enseignement public et, sauf impossibilité d’au moins un professeur appartenant à l'enseignement privé sous contrat ou exerçant en centre de formation d’apprentis ou en section d’apprentissage ;
pour un tiers au moins d’employeurs et de salariés membres de la profession intéressée par le diplôme.
Enseignements professionnels :
Communication : généralités, accueil et relation avec les interlocuteurs internes et externes, stratégie de communication de l'entreprise.
Communication écrite interne et externe : préparation des courriers et des comptes rendus, langage professionnel, prise de notes, production de documents sur un logiciel de traitement de texte ou de PAO .
Technologies de communication de l'information : Internet, téléphonie et services associés, réseaux locaux, messagerie électronique, téléréunions, etc.
Gestion documentaire : classement, indexation, exploitation et mise à jour.
Gestion des matériels bureautiques et des ressources logicielles : traitement de texte, tableur, base de données relationnelle.
Gestion des dossiers clients et fournisseurs : analyse des achats et des ventes, documents commerciaux, règlements, valorisation des stocks, logiciel de gestion commerciale.
Gestion des dossiers du personnel : participation au recrutement, au suivi administratif du personnel, à la paie.
Comptabilité : pratique comptable, obligations des entreprises relatives à la tenue des comptes, logiciels de comptabilité.
Opérations courantes de comptabilité : créances, charges et dettes d'exploitation, immobilisations et amortissements, opérations de trésorerie (encaissements, décaissements, contrôle des mouvements de trésorerie).
Activités fiscales et sociales : TVA, gestion de la paie.
Économie et droit du travail, droit commercial et contrats.
Obtention du diplôme
Critères d'évaluation et notation définis par épreuves.
Statut et accès
Corps des adjoints administratifs hospitaliers
Catégorie C
Grades
- Adjoint administratif (11 échelons)
- Adjoint administratif principal de 2ème classe (12 échelons)
- Adjoint administratif principal de 1ère classe (10 échelons)
Inscription sur liste d'aptitude
Etablie dans chaque établissement par l’autorité investie du pouvoir de nomination et après sélection des candidats par une commission d’au minimum trois membres, dont un au moins est extérieur à l’établissement
Conditions
- Aucune condition de titres ou de diplômes
- Etre sélectionné par la commission après examen du dossier de candidature (lettre de candidature et CV) et audition publique
Détachement ou intégration directe
Possibilité d'intégration à tout moment dans le corps de détachement
Conditions
- Etre fonctionnaire dans un corps ou cadre d’emploi de la même catégorie et de niveau comparable, apprécié au regard des conditions de recrutement ou du niveau des fonctions
Dispositif PACTE (Parcours d'accès aux carrières de la fonction publique territoriale, hospitalière et d'Etat)
Quota : 20 % des postes ouverts
AU GRADE D’ADJOINT ADMINISTRATIF principal DE 2ème CLASSE
Inscription au tableau annuel d’avancement établi après une sélection par examen professionnel
CONDITIONS
- Avoir atteint le 4ème échelon
- Compter au moins 3 ans de services effectifs dans le grade
OU
Inscription au choix au tableau annuel d’avancement établi dans chaque établissement par appréciation de la valeur professionnelle et des acquis de l'expérience professionnelle
CONDITIONS
- Avoir atteint le 6ème échelon
- Compter au moins 5 ans de services effectifs dans le grade
OU
Combinaison des deux voies d'inscription
Au grade d'adjoint des cadres de classe normale
Inscription sur une liste d’aptitude établie dans chaque établissement par appréciation de la valeur professionnelle et des acquis de l'expérience professionnelle
CONDITIONS
- Justifier de 9 ans de services publics
OU
Sélection par voie d'examen professionnel
Conditions
- Justifier de 7 ans de services publics
Au grade d'adjoint des cadres hospitaliers de classe superieure
Sélection par voie d'examen professionnel
Conditions
- Justifier de 11 ans de services publics
AU GRADE D'ASSISTANT MÉDICO-ADMINISTRATIF DE CLASSE NORMALE
Inscription sur une liste d’aptitude établie dans chaque établissement par appréciation de la valeur professionnelle et des acquis de l'expérience professionnelle
CONDITIONS
- Etre adjoint administratif hospitalier
- Justifier de 9 ans de services
OU
Sélection par voie d'examen professionnel
Conditions
- Justifier de 7 ans de services publics
AU GRADE D'ASSISTANT MÉDICO-ADMINISTRATIF DE CLASSE supérieure
Sélection par voie d'examen professionnel
Conditions
- Justifier de 11 ans de services publics
Exercice du métier
Prérequis
- Connaissance des techniques de secrétariat et de la bureautique
spécificité
- Coordination secrétariats
Diplômes préconisés
- Secrétariat et gestion administrative
- Bac professionnel secrétariat (niveau 4) / BTS assistante de direction (niveau 5)
Relations professionelles
- Personnel de l'établissement pour l'accueil et la transmission d'informations
- Autorités déconcentrées pour l'accueil, la transmission de données et la demande d'informations
- Usagers et fournisseurs pour transmission d'information
Structures
- Etablissement de soins (cliniques, hôpitaux)
- Association
- Cabinet juridique
- Collectivité territoriale
- Entreprise
- Entreprise publique/établissement public
- Etablissement scolaire
- Société de services
- Assistant(e) de direction
Mobilité
Passerelles dans la FPH
Passerelles dans les autres fonctions publiques
http://metiers.anfh.fr/45S30
