Guide
des métiers

Encadrant(e) archives

Définir en concertation avec l'ensemble des services hospitaliers, la politique d'archivage de l'établissement.
Planifier, organiser et piloter les activités et moyens concernant l'archivage, en animant une équipe de professionnels et en veillant à l'efficacité et à la qualité des prestations fournies.

Référentiel

  • Conception et organisation du circuit de l'archivage, des conditions de conservation et de communication des archives
  • Encadrement d'équipe(s), gestion et développement des personnels
  • Formation professionnelle de personnes (agents, stagiaires, etc.)
  • Gestion des moyens et des ressources : techniques, financières, humaines, informationnelles
  • Organisation de la collecte des fonds d'archives
  • Organisation des locaux d'archivage
  • Organisation et suivi opérationnel des activités/projets, coordination avec les interlocuteurs internes et externes
  • Promotion des réalisations/des projets spécifiques à son domaine d'activité
  • Veille spécifique à son domaine d'activité
  • Animer et développer un réseau professionnel
  • Arbitrer et/ou décider entre différentes propositions, dans un environnement donné
  • Concevoir, piloter et évaluer un projet, relevant de son domaine de compétence
  • Évaluer, développer et valoriser les compétences de ses collaborateurs
  • Identifier les fonds d'archives à collecter
  • Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures
  • Piloter, animer/communiquer, motiver une ou plusieurs équipes
  • Planifier, organiser, répartir la charge de travail et allouer les ressources pour leur réalisation
  • Traduire la stratégie en orientations, en plans d'actions et en moyens de réalisation
  • Utiliser les logiciels métier
  • Classement et archivage (46385)
  • Droit des patients (43415)
  • Encadrement de personnel (32032)
  • Gestion administrative, économique et financière (32654)
  • Logiciel dédié à la gestion des archives (46396)
  • Management (32054)
  • Réglementation des archives (13218)
  • Stratégie et organisation/conduite du changement (32025)

Formations / VAE

Licence professionnelle Ressources documentaires et bases de données spécialité Archives et patrimoines industriels, culturels et administratifs

Niveau d'étude

Niveau II (Bac + 3)

Certificateur

Ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche

Validateur

Université de Bourgogne

Informations complémentaires

U_Bourgogne_licence_pro_APICA

Voie d'accès au diplôme

Formation initiale ou formation continue VAE

Admissibilité

Sur dossier et entretien éventuel devant le jury.

Modalités d'admission

Sur avis du jury (liste principale ou en liste complémentaire).

Jury

Jury composé d’enseignants et de professionnels.

VAE (Validation des Acquis de l'Experience)

Valipro - métiers de l'archivage des dossiers médicaux

L’enseignement comporte une trentaine d’heures de cours par semaine et se déroule sur environ 20 semaines entre septembre et mars.
Présentation des UE
UE 1 : Archivistique 
UE 2 : Techniques et technologies approfondies 
UE 3 : Cadre juridique des archives 
UE 4 : Projet tutoré 
UE 5 : Stage

Obtention du diplôme

Evaluation par contrôle continu. L'attribution de la licence professionnelle est décidée par le jury..

Statut et accès

Corps des adjoints des cadres hospitaliers

Catégorie B
Grades
  • Adjoint des cadres hospitaliers de classe normale (13 échelons)
  • Adjoint des cadres hospitaliers de classe supérieure (13 échelons)
  • Adjoint des cadres hospitaliers de classe exceptionnelle (11 échelons)
Concours externe sur titres

Branches "Gestion économique, finances et logistiques" et "Gestion administrative générale"

Ouvert par l'autorité investie du pouvoir de nomination au niveau de chaque établissement ou commun à plusieurs établissements, comprenant une épreuve d'admissibilité sur titres et un entretien avec un jury.

Avis affiché dans les locaux de l'établissement, de l'ARS et de la préfecture de département, et publié sur le site Internet des ARS.

 Conditions 
  • Etre titulaire d'un baccalauréat ou d'un titre ou diplôme au moins de niveau IV ou équivalent, sans conditions d'ancienneté.

Quota : au moins 40 % du nombre total des places offertes aux deux concours (externe et interne).

Concours interne sur épreuves 

Branches "Gestion économique, finances et logistiques" ou "Gestion administrative générale"

Avis affiché dans les locaux de l'établissement, de l'ARS et de la préfecture de département, et publié sur le site Internet des ARS.

Conditions
  • Etre agent titulaire ou contractuel des fonctions publiques hospitalière, d'Etat, ou territoriale ou être militaire ou agent en fonction dans une organisation internationale intergouvernementale
  • Compter au moins 4 ans de services publics.

Quota : au moins 40 % du nombre total des places offertes aux deux concours (externe et interne).

Inscription sur liste d'aptitude

Liste établie après avis de la commission administrative paritaire du corps d'accueil.

Conditions
  • Etre adjoint administratif hospitalier ou permanencier auxiliaire de régulation médicale.
  • Compter au moins 9 ans de services publics.

 Quota : 1/3 des titularisations et des détachements.

Inscription sur liste d'aptitude après examen professionnel

Liste établie dans chaque établissement après sélection par voie d'examen professionnel et avis de la commission administrative paritaire du corps d'accueil.

Conditions 
  • Etre adjoint administratif hospitalier ou permanencier auxiliaire de régulation médicale.
  • Compter au moins 7 ans de services publics.

Quota : 1/3 des titularisations et des détachements

EXAMEN PROFESSIONNALISé RÉSERVÉ SUR ÉPREUVES (JUSQU'AU 13.03.2018)

Examen comportant une épreuve unique d’admissibilité et une épreuve orale d’admission fondée sur la reconnaissance des acquis de l’expérience professionnelle des candidats.

CONDITIONS
  • Remplir les conditions d'ancienneté fixées dans le décret n° 2013-121 du 6 février 2013.
Détachement ou intégration directe

Possibilité d'intégration dans le corps de détachement après 1 an de fonctions et avis de la commission administrative paritaire compétente.

Condition
  • Etre fonctionnaire dans un corps ou cadre d’emplois de catégorie B.

Exercice du métier

Connaissance des techniques archivistiques et de l'informatique spécialisée.
Connaissances des techniques de management.

Directeurs ou responsables des affaires générales, de l'accueil des usagers, de la qualité, de la logistique, médecins DIM, président de CCM.Directions et responsables des services de l'établissement.Prestataires externes (externalisation, élimination, déménagement.)Administration des archives publiques (services départementaux d'archives)

Structures
  • Etablissement de soins (hôpital, clinique)
  • Agence de publicité
  • Association
  • Bibliothèque, centre de documentation
  • Collectivité territoriale
  • Entreprise
  • Entreprise publique/établissement public
  • Etablissement/organisme de recherche
  • Organisme culturel, du patrimoine
  • Société de services
Conditions
 
  • Travail en horaires fractionnés, les fins de semaine, jours fériés.  

Mobilité

Au grade d’adjoint des cadres hospitaliers de classe supérieure

Au choix, par inscription au tableau annuel d’avancement établi après avis de la commission administrative paritaire par appréciation de la valeur professionnelle et des acquis de l'expérience professionnelle des agents.

Conditions
  • Compter au moins 1 an d'ancienneté dans le 6è échelon du grade d'adjoint des cadres hospitaliers de classe normale et 5 ans de services effectifs dans un corps de catégorie B.

 Au choix par inscription au tableau annuel d’avancement établi après avis de la commission administrative paritaire après sélection par voie d'examen professionnel.

Conditions
  • Compter au moins 1 an d’ancienneté dans le 4ème échelon du grade d'adjoint des cadres hospitaliers de classe normale et 3 ans de services effectifs dans un corps de catégorie B.

Quota : 1/3 du nombre total des promotions. 

Au grade d’adjoint des cadres hospitaliers de classe exceptionnelle

Au choix par inscription au tableau annuel d’avancement établi après avis de la commission administrative paritaire par appréciation de la valeur professionnelle et des acquis de l'expérience professionnelle des agents.

Conditions
  • Compter au moins 1 an d'ancienneté dans le 6è échelon du grade d'adjoint des cadres hospitaliers de classe supérieure et 5 ans de services effectifs dans un corps de catégorie B.

  Au choix par inscription au tableau annuel d’avancement établi après avis de la commission administrative paritaire après sélection par voie d'examen professionnel.

Conditions
  • Compter au moins 2 ans d’ancienneté dans le 5ème échelon du grade d'adjoint des cadres administratifs de classe supérieure et 3 ans de services effectifs dans un corps de catégorie B.

Quota : 1/3 du nombre total des promotions. 

Au grade d’attaché d'administration hospitalière 

Inscription sur une liste d’aptitude établie dans chaque établissement après avis de la commission administrative paritaire du corps d'accueil.

Conditions
  • Compter 5 ans de services effectifs dans le corps des adjoints des cadres hospitaliers  ou des assistants médico-admnistratifs (accomplis en tant que titulaire ou stagiaire)

Quota : recrutement limité au 1/3 du nombre des titularisations.

Détachement ou intégration directe

Intégration dans le corps de détachement après 1 an de fonction et avis de la commission administrative paritaire compétente.

Condition
  • Etre fonctionnaire dans un corps, cadre d’emploi ou emploi classé dans la même catégorie.